La méthode Kanban, également connue sous le nom de système de cartes, gagne en popularité dans les entreprises du monde entier comme moyen de gérer le travail de manière fluide. Kanban est une méthode de travail agile qui vise à identifier les goulets d’étranglement potentiels dans votre processus et à les corriger afin de favoriser la fluidité du travail tout au long du processus avec des performances optimales. Le principal avantage de cette méthodologie est qu’elle est très facile à utiliser, à mettre à jour et à assimiler par l’équipe. En outre, cette technique de gestion des tâches vous permet de connaître d’un coup d’œil l’état d’avancement des projets et de planifier efficacement le développement du travail.
Guide pour commencer à utiliser la méthode Kanban
Pour commencer à utiliser la méthodologie Kanban, il vous suffit de disposer d’un tableau blanc, de post-its et de définir et analyser soigneusement les points suivants :
Visualiser le flux de travail
Dans de nombreuses occasions, nous ne voyons pas vraiment les étapes d’un projet et les personnes qui travaillent à chaque moment. Cette situation est assez courante dans les grandes organisations où l’ignorance du travail des autres équipes est la tendance générale. La méthode Kanban nous conseille d’utiliser un panneau avec des cartes qui montrent chaque tâche dans des colonnes qui indiquent chaque phase du projet.
Limiter les travaux en cours
Si vous vous multipliez pour accomplir trop de tâches et que vous les laissez à moitié faites, cela n’a aucun sens. Un principe de base de cette méthode est de terminer ce que l’on commence avant d’entreprendre une autre tâche.
Gérer le flux de travail
Tout comme vous visualisez le flux de travail, vous devez surveiller son fonctionnement. Observez à tout moment si tout se passe bien ou si quelqu’un dans l’équipe a des difficultés et a besoin d’aide pour les résoudre.
Définir les règles du processus
Si vous voulez bien appliquer cette méthode, la première chose à faire est de la comprendre. Il est tout aussi important de savoir qui fait quoi que ces personnes sachent comment faire leur travail et comprennent les règles ou les spécifications.
Améliorer en équipe
L’amélioration continue est l’un des piliers de la méthode Kanban. En ce sens, les progrès doivent être convenus avec votre équipe en utilisant l’expérience de toutes ses composantes.
Tableau Kanban
Le tableau Kanban est l’outil de visualisation et de cartographie du flux de travail et l’un des éléments fondamentaux de cette méthodologie. Vous pouvez utiliser un tableau en liège, un tableau blanc ou utiliser un logiciel spécifique pour cette tâche. L’important est de pouvoir diviser un espace en rangées et en colonnes suffisamment grandes pour couvrir votre projet. Les colonnes représentent une phase du processus et les lignes symbolisent les différents types d’activités spécifiques (conception, mise en œuvre, débogage, etc.).
Le tableau de bord présente le statut des tâches dans trois sections de base :
- A faire.
- En cours
- C’est fait
Principes de la méthodologie Kanban
La méthodologie Kanban repose sur quatre principes fondamentaux :
Commencez par ce que vous allez faire maintenant
Pour appliquer ce processus, il n’est pas nécessaire de partir de zéro. Ce système est axé sur les travaux en cours (TEC) et vous pouvez facilement le superposer à vos processus et projets actuels.
Les changements évolutifs seront progressifs
Par nature, cette méthode est incrémentale. En fait, Kanban et Scrum sont deux méthodologies agiles basées sur ce principe. Et qu’est-ce que cela signifie ? Vous pouvez ainsi vous concentrer sur les petits changements à apporter continuellement aux processus actuels et les suivre facilement. Vous ne vous attaquerez pas aux grands changements de processus et vous éviterez de rencontrer des obstacles susceptibles d’opposer une résistance.
Respecter les processus, les rôles et les responsabilités
La méthode valorise les processus existants et, plutôt que de suggérer leur modification, propose d’y introduire progressivement de petites améliorations pour contribuer à l’objectif d’une amélioration constante. En outre, les équipes réagiront mieux à de petits ajustements qu’à des changements plus importants.
Encourager les actions de leadership à tous les niveaux.
Le leadership est partagé entre les membres de l’équipe. Ils ont tous le devoir de promouvoir une mentalité d’amélioration continue (kaizen) pour parvenir à optimiser les flux de travail. Un processus auquel tout le monde participe et profite.
Importance des mesures
Les mesures dans Kanban nous aident à comprendre ce qui se passe dans le système. Le temps de réalisation moyen, le nombre de pièces livrées par cycle, l’écart-type ou le temps le plus courant (médiane) sont des mesures très puissantes qui doivent être rendues transparentes et explicites. Sans l’obtention de ces données, il n’est pas possible d’appliquer de petites améliorations pour faire évoluer le processus. D’où l’importance de mesurer et de saisir certains paramètres qui nous aident à nous améliorer.
En résumé, la méthode Kanban est particulièrement recommandée pour les équipes, les départements et les entreprises qui ont besoin de flexibilité dans la saisie des tâches, le suivi des tâches, la supervision de l’équipe, la hiérarchisation des priorités et les rapports de dévouement. Elle permet également de la combiner avec d’autres méthodologies de travail agiles telles que Scrum.
