La technologie est devenue un allié essentiel pour les chefs d’entreprise, en raison de sa capacité à automatiser les processus, à réduire la marge d’erreur et à faire gagner du temps. Ses avantages ont été renforcés par l’expansion de l’informatique dématérialisée, qui permet d’exécuter de nombreuses fonctions de n’importe où, 24 heures sur 24. Cette évolution a eu un impact positif sur de nombreux domaines d’activité, mais surtout sur l’administration quotidienne et la gestion des données.

Par conséquent, si vous envisagez de créer une entreprise ou d’améliorer ses performances cette année, vous devez vous appuyer sur cinq outils de gestion de base qui vous permettront d’encaisser une vente, de facturer, de gérer les salaires, de contrôler les stocks et de générer des rapports sur les clients ou les fournisseurs. Grâce à eux, vous assurerez non seulement la santé financière et l’organisation de votre entreprise, mais vous prendrez également de meilleures décisions et ferez un meilleur usage des ressources disponibles.

Lors de l’acquisition d’un outil de ce type, il est important que vous considériez à la fois les fonctions qu’il peut remplir et son coût, ainsi que sa capacité à s’intégrer à d’autres systèmes et à être mis à jour. Dans le cas contraire, vous accumulerez des logiciels qui, à un moment donné, deviendront obsolètes et, en fin de compte, constitueront un mauvais investissement.

Examinons maintenant de plus près les cinq outils de gestion de base qui permettront à votre entreprise de passer à la vitesse supérieure au cours de la nouvelle année.

1. Une plateforme de facturation

En plus d’un site web, si vous voulez donner une image professionnelle à vos clients actuels et potentiels, vous devez être en mesure de générer vos justificatifs de revenus et de dépenses en quelques secondes, et ce dans le respect des obligations fiscales en vigueur.

Pour y parvenir, l’idéal est de disposer d’un système de facturation en ligne intelligent avec lequel vous pouvez travailler de n’importe où dans le monde, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Il vous permet d’accéder aux informations dont vous avez besoin pour générer des rapports sans complications. En émettant les factures à temps et avec toutes les données requises par vos clients et l’administration fiscale, vous éviterez non seulement des problèmes dans l’administration de l’entreprise, mais vous accélérerez également le cycle de vente, les paiements et améliorerez la perception de votre niveau de service par vos clients.

D’autres fonctions de ce type de plateformes sont à prendre en considération :

• La possibilité de lier automatiquement les factures et les reçus de paiement.
• Ajouter des remises lors de l’émission de factures.
• Calculer automatiquement les taxes telles que la TVA, l’ISR ou l’IEPS.
• Créer des catalogues pour suivre les clients et les produits.
• Générer des statistiques.
• Sauvegarde dans le cloud des reçus générés.

2. Logiciel de point de vente

Si vous avez un établissement commercial, vous aurez besoin d’un système qui vous permette d’effectuer des paiements et d’automatiser la gestion des opérations commerciales, comme le calcul des ventes réalisées au cours de la journée. Il existe de nombreuses options sur le marché, mais les meilleures sont celles qui permettent de convertir n’importe quel ordinateur en un système de caisse moderne. Ce système peut également être facilement intégré à d’autres outils utiles, tels qu’un lecteur de codes-barres, des balances, des tiroirs-caisses et des terminaux d’encaissement.

Lors de votre demande de devis, demandez l’une de ces fonctions, qui vous aidera à simplifier et à rationaliser les processus commerciaux de votre entreprise.

• Préparation de facture en version 4.0.
• Impression des tickets d’achat, des reçus et des factures.
• Enregistrement des produits vendus.
• Contrôle des stocks et catégorisations des produits.
• Gestion des retours, des annulations et des notes de crédit.
• Définition et gestion des politiques de réduction.
• Gestion extensive de nombreux magasins (il existe des systèmes efficaces et accessibles qui permettent de gérer jusqu’à 99 magasins).

3. Un système de gestion des stocks

Lorsque vous vendez des produits et que vous n’avez qu’un seul magasin, la gestion des stocks n’est peut-être pas si compliquée si vous utilisez un simple programme de calcul. Mais à mesure que vous augmentez vos ventes ou que vous ajoutez des succursales, la freinte et la perte de marchandises ou les achats non planifiés peuvent devenir un obstacle majeur à la rentabilité.

Les solutions technologiques de gestion d’entreprise qui disposent de systèmes de caisse et de modules d’inventaire peuvent vous aider à contrôler les marchandises entrantes et sortantes et même s’intégrer à votre propre commerce électronique ou à vos places de marché. Ces plateformes ont donc un impact non seulement sur la productivité, mais aussi sur le chiffre d’affaires, la livraison des produits dans les délais et la satisfaction des clients.

Quelles sont les autres fonctions que vous trouvez utiles dans ces systèmes ? Pouvoir créer un catalogue de produits avec des photographies et des données telles que les lots, les frontons, les numéros de série, les tailles et les couleurs. Générer des rapports sur les stocks et les coûts. Consulter le détail des mouvements par périodes. Et, dans le cas de plusieurs succursales, gérer plusieurs entrepôts en même temps, ainsi que connaître l’existence et le coût des produits dans chacun d’entre eux.

4. Logiciel de paie

Comme pour les stocks, lorsque l’entreprise se développe, le nombre d’employés augmente également. Il devient donc essentiel de travailler avec un système de paie complet pour automatiser et simplifier le calcul et le paiement des salaires, des déductions, des congés et autres avantages.

Grâce à ces systèmes, vous pourrez également :

• Gérer les données de tous les collaborateurs.
• Émettre des factures électroniques 4.0 individuellement ou en masse.
• Saisir les incidents.
• Planifier des mouvements, tels que des paiements.
• Se connecter aux portails bancaires et effectuer des dispersions.
• Apposer des tampons sur les reçus en masse.
• Générer divers documents personnalisés tels que des lettres, des contrats et des certificats de travail.

5. Une plateforme de travail collaboratif

Il est également important que vous vous appuyiez sur des outils de communication d’équipe qui vous permettent de travailler ensemble sur des projets simultanés. Outre Trello et Asana, envisagez des options plus complètes comme Slack, qui ajoute des fonctions de messagerie telles que la personnalisation des chats, la création de différents espaces, le marquage des utilisateurs dans les conversations et l’utilisation d’emojis.

L’un des grands avantages de ces plateformes est qu’elles permettent le travail asynchrone, c’est-à-dire que l’activité quotidienne peut être organisée à travers différents canaux de sorte que, indépendamment de la localisation ou du fuseau horaire des collaborateurs, chacun peut accéder à l’information quand il en a besoin. Ils peuvent également poser des questions, laisser des commentaires et partager des mises à jour sur leurs progrès.