Les groupes Whatsapp sont devenus le fléau des relations personnelles. Par exemple, le fait de ne pas accepter une invitation au groupe de remise des diplômes du lycée a mis fin à des années d’amitié. Sans parler d’un message envoyé par erreur, dans lequel des commentaires négatifs sont faits sur la personne qui vient de le recevoir. Vous avez probablement vécu une expérience similaire.
Au travail, les choses peuvent devenir encore plus compliquées, car en plus des sentiments personnels, c’est l’entreprise qui est en jeu. C’est pourquoi il est si important de respecter certaines règles de conduite de base et de les partager lorsqu’une nouvelle personne rejoint un groupe. Elles permettront d’éviter les malentendus, la colère et les disputes inutiles.
1. Respecter l’objectif du groupe Whatsapp
Soyez aussi précis que possible : doit-il être utilisé pour les urgences ou pour communiquer avec des personnes qui travaillent à distance ? Sans cela, le nombre de messages envoyés par jour peut devenir ingérable.
2. Établir des horaires de communication
Une bonne idée est de conserver les mêmes heures de travail. Si vous êtes le propriétaire de l’entreprise, et à moins qu’il ne s’agisse d’une urgence, évitez d’envoyer des messages à vos employés le soir ou le week-end. Sinon, vous ne ferez que les ennuyer et ils éviteront autant que possible d’utiliser l’application.
3. N’envoyez pas de mèmes, de nouvelles et d’images personnelles.
Ils ne feront que distraire les membres du groupe. Gardez ce type de matériel pour les contacts de votre famille ou de vos amis. Et si vous voulez partager une photo de vos nièces et neveux ou de vos dernières vacances avec un collègue, faites-le pendant votre pause déjeuner.
4. N’envoyez pas d’informations non vérifiées
Les médias sociaux regorgent de fausses rumeurs, et Whatsapp est également tombé dans ce piège. Évitez de diffuser des informations ou de poser des questions sur quelque chose qui n’est peut-être pas réel et qui ne fera que susciter l’inquiétude. Par exemple, la perte d’une cargaison à l’étranger ou l’accident d’un collègue.
5. Participer
Examinez périodiquement les informations partagées au sein du groupe, répondez aux questions qui vous concernent (directement à la personne qui a posé la question, pour éviter toute confusion) et faites des commentaires susceptibles d’apporter un point de vue utile. Si vous ne le faites pas, vous risquez de passer à côté d’informations précieuses et vos performances risquent d’en pâtir.
6. Soyez clair
La communication écrite peut être source de confusion ou d’erreurs d’interprétation. Lorsque vous envoyez un message, utilisez des phrases courtes et des mots clairs, et soyez aussi précis que possible.
7. Ne faites pas de commentaires inappropriés
Un propos qui peut sembler normal dans une conversation en face à face ou informelle peut causer beaucoup de désagréments lorsqu’il est consigné par écrit. Par exemple, les jurons, les ragots ou les critiques à l’égard de quelqu’un d’autre.
8. Éviter les emojis
Le problème de ces icônes est qu’elles peuvent donner lieu à des interprétations erronées et vous faire paraître peu professionnel. Si vous ne voulez pas perdre de temps en explications supplémentaires, utilisez des mots.
9. Lorsque les choses deviennent délicates, traitez-les en dehors du groupe.
Si un problème grave se pose et que la personne responsable ne vous donne pas les réponses dont vous avez besoin, appelez-la dans votre bureau ou parlez-lui au téléphone. Prévenez le groupe que vous allez le faire. Évitez de les exposer en public avec une ou plusieurs plaintes concernant leur travail.
10. N’envoyez pas de fichiers ou d’images trop volumineux
Cela ne fera que saturer la mémoire des téléphones portables ou consommer trop de données sur le plan Internet de vos employés. Si vous devez revoir un document avec votre équipe, utilisez des plateformes de stockage en nuage telles que Dropbox ou Google Drive et envoyez une notification dès qu’il est disponible.
